Dokumentų legalizavimas

Dokumentų legalizavimas

Dokumento legalizavimo ar patvirtinimo pažyma (Apostille) reikia tam, kad vienoje valstybėje išduoti oficialūs dokumentai galiotų kitoje valstybėje.

• Dokumentų legalizavimas – tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas. Dokumentų legalizavimas atliekamas Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijoje ir diplomatinėse atstovybėse ar konsulinėse įstaigose.
• Dokumentų tvirtinimas pažyma (Apostille) – tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas pažyma (Apostille). Dokumento tvirtinimą pažyma (Apostille) atlieka Lietuvos Respublikos notarai.

Legalizuojami ir tvirtinami pažyma (Apostille) gali būti šie oficialūs dokumentai:

• išduoti valstybės ir savivaldybės institucijų ar pareigūnų, taip pat išduoti prokuroro, teismo pareigūno arba teismo sprendimus vykdančio asmens;
• administraciniai dokumentai;
• notariniai aktai;
• fizinių asmenų pasirašytų dokumentų oficialūs patvirtinimai;
• notariniai oficialių dokumentų nuorašai.

Dokumentai turi būti tvarkingi, įskaitomi. Jeigu dokumentą sudaro keli lapai, jie turi būti susiūti.

Kiekvienas dokumentas tvirtinamas atskirai (pvz. diplomas ir jo priedas yra 2 dokumentai).

Suomijoje išduotų dokumentų legalizavimas

Lietuvoje teikiami Suomijos institucijų dokumentai turi būti patvirtinti pažyma Apostille. Kadangi Lietuvos Respublika ir Suomijos Respublika yra prisijungusios prie 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvencijos dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo, pažyma Apostille patvirtintiems Suomijos institucijų išduotiems dokumentams nereikalingas papildomas legalizavimas. Pažyma Apostille Suomijoje išduotus dokumentus tvirtina notaras vietiniame magistrate (maistraatti). 

Lietuvoje išduotų dokumentų legalizavimas

Lietuvos Respublikoje išduoti dokumentai, prieš pateikiant juos Suomijoje, turi būti patvirtinti pažyma Apostille, jei dokumentus priimančioji institucija nenumato kitaip.

Informuojame, kad nuo 2016 m. sausio 18 d. dokumentų tvirtinimą pažyma Apostille Lietuvoje atlieka notarai, t.y. Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsulinis departamentas nebepriima tiesioginių piliečių prašymų patvirtinti dokumentus pažyma Apostille. Konsulinis departamentas tvirtinimą pažyma Apostille nuo minėtos datos atlieka tik dokumentams, gautiems iš Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių ir konsulinių įstaigų.

Dokumentus patvirtinimui pažyma Apostille galima pateikti:

• tiesiogiai Lietuvos Respublikos notarams;
• per ambasadą Helsinkyje. Pateikiant dokumentus per ambasadą, imamas 20 eurų konsulinis mokestis už vieno dokumento tvirtinimą pažyma Apostille. Dokumento patvirtinimas pažyma Apostille ir persiuntimas Lietuvos Respublikos ambasadai Suomijoje gali užtrukti iki 3 mėnesių.

Kitose šalyse išduotų dokumentų legalizavimas, jei šalys nėra prisijungusios prie 1961 m. Hagos konvencijos

Jei šalis, kurioje išduotas dokumentas, nėra prisijungusi prie 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvencijos dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo,  dokumentui bus reikalingas dvigubas patvirtinimas - dokumentą išdavusioje šalyje ir šalyje, kurioje dokumentas bus pateiktas:

• pirmiausia dokumentas turi būti legalizuotas jį išdavusios šalies užsienio reikalų ministerijoje arba tos šalies diplomatinėje atstovybėje;
• po to jį turi legalizuoti Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija arba diplomatinė atstovybė ar konsulinė įstaiga.

Sąrašą valstybių, prisijungusių prie 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvencijos dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo, rasite čia.

Lietuvos Respublikos ambasadoje Suomijos Respublikoje priimami legalizuoti valstybių, kurioms ambasada nėra akredituota, išduoti dokumentai, jeigu atitinka šiuos kriterijus:

• dokumentą teikiantis užsienio šalies pilietis teisėtai reziduoja Suomijos Respublikoje;
• užsienio šalies pilietis asmeniškai teikia savo ar savo šeimos narių (vyro, žmonos, tėvų, vaikų bei įvaikių) dokumentus;
• teikiamas dokumentas jau yra legalizuotas dokumentą išdavusios šalies diplomatinėje atstovybėje, kuri veikia Suomijos Respublikoje.

Valstybėse, su kuriomis Lietuvos Respublika nėra užmezgusi diplomatinių santykių, išduoti dokumentai ambasadoje nepriimami ir nelegalizuojami. Šiuo metu yra 5 tokios valstybės – JT narės: Butanas, Kongo Demokratinė Respublika, Papua Naujoji Gvinėja, Pietų Sudanas ir Pusiaujo Gvinėja.

Jei ambasadai teikiami dokumentai neatitinka aukščiau išvardintų kriterijų, ambasada jų nepriims. Tokie dokumentai turi būti pateikiami legalizuoti tiesiogiai Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijai, jos nustatyta tvarka – https://keliauk.urm.lt/en/consular-services/legalisation arba Lietuvos Respublikos diplomatinėms atstovybėms, kuriose šiuos kriterijus atitiktų.

Dokumentus teikiantis užsienio šalies pilietis turi iš anksto užsiregistruoti vizitui ambasadoje (arba užregistruoti savo atstovą https://keliauk.urm.lt/consult_registration) ir tik gavęs teigiamą patvirtinimą gali atvykti į ambasadą. Registruodamasis vienam iš šių dviejų vizitų tipų – „Lietuvoje išduoto dokumento legalizavimo paslaugai“ ar „Dokumentų legalizavimo paslaugai“, asmuo privalo pateikti legalizuojamo dokumento kopiją privalomame lauke “Dokumento, kurį norėsite legalizuoti, kopija”. Galimi dokumento pateikimo formatai – jpg, git, heic, pdf.

Dokumentų vertimas į lietuvių/suomių kalbą

Atkreipiame dėmesį, kad visi oficialūs Lietuvos Respublikos institucijų išduoti dokumentai Suomijoje galios tik pažymėti pažyma Apostille. Lietuvoje išduotų dokumentų (gimimo, santuokos liudijimus, aukštojo mokslo diplomus, sertifikatus ir kt.) originalus pažyma Apostille žymi Lietuvos Respublikos notarai (arba Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija, dokumentus pateikus ne tiesiogiai ministerijai, bet per diplomatinę atstovybę).

Taip pat primename, kad Suomijos institucijoms pateikiami dokumentai privalo būti išversti į suomių, švedų arba anglų kalbas. Suomijoje galioja tik autorizuotų vertėjų atlikti vertimai.

Labai svarbu, jog verčiant lietuviškus dokumentus į suomių kalbą Lietuvoje, dokumento originalas būtų pažymėtas pažyma Apostille prieš dokumentą atiduodant vertimų biurui, kuris padaro notariškai patvirtintą dokumento nuorašą. Tuomet dokumentas (jo nuorašas) išverčiamas ir vertimas prisegamas prie nuorašo, o vertimo tikrumą patvirtina notaras. Vertimų biure reikalaukite, kad ir nuorašą, ir vertimą patvirtintų tas pats notaras.

Dokumento vertimą atliekant Lietuvoje ir tvirtinimui pateikiant vertimą, reikėtų laikytis šios tvarkos:

• Pažymėti dokumento originalą Apostille;
• Pažymėtą dokumento originalą perduoti vertimų biurui, kuris padaro notariškai patvirtintą nuorašą;
• Dokumentas (nuorašas) išverčiamas ir vertimas prisegamas prie nuorašo;
• Vertimo tikrumą (vertėjo parašą) patvirtina tas pats notaras, kuris tvirtino nuorašą.